09 Mai

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09 Mai

Die etwas andere To-Do-ListeAgiles Arbeiten in den MGO Fachverlagen

Sind viele Dinge zu erledigen, wird häufig eine To-Do-Liste erstellt: Aufgaben nacheinander aufgeschrieben und dann der Reihe nach bearbeitet. Doch was, wenn die Aufgaben komplexer und mehrere Personen an der Abarbeitung beteiligt sind? Um da den Überblick über die einzelnen Schritte und den aktuellen Stand der Dinge zu behalten, ist eine To-Do-Liste wenig hilfreich. Da kommt das Kanban-Prinzip ins Spiel. Eine agile Arbeitsmethode, die beispielsweise in unserer Geschäftseinheit Fachverlage in unterschiedlichen Bereichen Anwendung findet. „In der Redaktion sowie im Produktmanagement werden die Kanban-Boards inzwischen angewendet. Die Methode erfreut sich großer Zustimmung und Beliebtheit. Sie ist aus unserem Tagesgeschäft nicht mehr wegzudenken“, schwärmt Daniela Mackert, Chefredaktion Medizin in den Fachverlagen.

Das Kanban-Board

Die Idee ist einfach: Auf einer Wandtafel, dem Kanban-Board, werden vier Spalten eingezeichnet – die Spalte Aufgabe, die Spalte Bearbeitung, die Spalte Erledigt und die Spalte Backlog. In den Zeilen sind die Namen der Mitarbeiter angeordnet. Im Backlog liegen die nicht zugeordneten Aufgaben auf Notizzettel notiert ab. Jeder Mitarbeitende kann einen Notizzettel nehmen und zu seinem Namen kleben – so ist immer deutlich, wer gerade welche Aufgabe bearbeitet. Je nach Bedürfnissen der Abteilung und den Arbeitsabläufen können die Kanbans individuell angepasst werden. „In den Zeilen des Boards können an Stelle der Namen der Mitarbeitenden auch die Produktnamen aufgelistet werden. Das ist ein großer Vorteil der Methode – wir können sie flexibel je nach Bereich oder je nach anstehenden Aufgaben anpassen.“

Das Ziel

Das Ziel dieser agilen Arbeitsorganisation ist, Aufgaben transparent darzustellen und den Work-Flow zu visualisieren. Das verringert Abstimmungsaufwand, beschleunigt Durchlaufzeiten und steigert die Arbeitsmotivation, denn jedes Teammitglied übernimmt Verantwortung.

Die Erfahrungen der Fachverlage

Führungskräfte und Mitarbeiter der MGO Fachverlage sind begeistert. „Mit Hilfe des Kanban-Boards können aktuelle und bevorstehende Prozesse sowie deren Status übersichtlich und visuell dargestellt werden. Ich sehe hier zahlreiche Vorteile für die Aufgabenverteilung und -bewältigung innerhalb der Teams. Kanban-Boards ermöglichen, dass sich die Teams selbst organisieren und bei Engpässen gegenseitig unterstützen können“, schildert Daniela Mackert. „Meine bisherigen Erfahrungen sind durchweg positiv und ich freue mich darauf, das System gemeinsam im Team noch weiterzuentwickeln“, so Daniela Mackert weiter.

Von Sarah Ort
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Sarah Ort

Sarah Ort ist seit Februar 2017 Volontärin in der Unternehmenskommunikation. Zuvor studierte sie an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg Kommunikationswissenschaft und war als Werkstudentin in der Unternehmenskommunikation der MGO tätig.

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